Nube blanca con archivos de colores detrás sobre un lienzo azul

Cómo crear y compartir una carpeta en Google Drive

Hoy en día, donde la transmisión de la información se hace de forma inmediata, dependiendo de la conexión a internet; los Disquetes, CD, DVD e incluso Pen Drives, han quedado en desuso, por lo tanto, es necesario aprender a usar las herramientas que nos permitan enviar documentos a través de la red. Para esto, debemos tener claro un concepto que alberga este tipo de herramientas.

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¿Qué es la nube?

Todos los computadores y teléfonos celulares cuentan con una unidad de almacenamiento y, aunque podemos acceder a los archivos que estos contienen directamente, ¿cómo accedemos a estos desde otros dispositivos? Una forma de hacerlo es recurrir a unidades de almacenamiento externas, conocidas como servidores a los cuales podemos acceder desde cualquier otro dispositivo a través de plataformas virtuales donde podemos almacenar y administrar archivos, videos, música, etc; esto es lo que se conoce como la nube.

Existen distintas plataformas que permiten acceder a la nube, entre las más usadas están Google Drive, One Drive y DropBox. Que además, de permitir almacenamiento y administración de archivos, permite la creación y edición en tiempo real de archivos, ya sea para uso personal, laboral o académico por una o varias personas.

¿Cómo crear una carpeta en Google Drive?

Lo primero que debemos hacer es entrar la página web de Google Drive:

https://drive.google.com/.

Ya que hemos abierto esta página, ubicamos el signo «+ new/nuevo» y al hacer click en él, podemos ver las opciones que se presentan.

Nuestro propósito es el de crear una nueva carpeta, así que hacemos click en Folder/Carpeta, de esta forma, se abrirá una ventanilla en la que nombramos nuestra nueva carpeta.

Escribimos el nombre que le daremos a nuestra carpeta y hacemos click en Create/Crear. Inmediatamente, nuestra nueva carpeta aparecerá en la lista de archivos de nuestro drive.

De esta forma, nuestra carpeta ya estará creada.

¿Cómo compartir una carpeta en Google Drive?

Una vez que hemos creado una carpeta en Google Drive, podemos abrir la carpeta haciendo doble click en ella.

Para compartir nuestra carpeta, debemos hacer click en el nombre de la carpeta en la barra superior de la carpeta para desplegar las opciones sobre ella.

Nuestro propósito es el de compartir la carpeta, así que hacemos click en Share/Compartir, de esta forma, se abrirá una ventanilla en la que podemos escribir el correo electrónico de la persona con la que queremos compartir la carpeta.

Para escribir el correo electrónico de quien compartiremos la carpeta, hacemos click en el campo que dice Add people and groups/Añadir personas o grupos, de esta forma habilitamos la escritura en dicho campo.

Escribimos el correo de la persona a la que le queremos compartir y posteriormente, presionamos enter o hacemos click en la pestaña que se abre con el correo escrito. Además, podemos escribir un mensaje personalizado para informar a la persona que con quien estamos compartiendo la carpeta.

Hay tres formas de compartir una carpeta con una persona:

  • Editor/Editor: La persona podrá modificar o borrar todos los archivos dentro de la carpeta, además, podrá agregar nuevos a la carpeta.
  • Commenter/Comentador: La persona podrá hacer comentarios u observaciones todos los archivos dentro de la carpeta, pero sin poder modificar su contenido.
  • Viewer/Lector: La persona podrá ver todos los archivos dentro de la carpeta, pero no podrá comentarlos ni modificarlos.

Finalmente, hacemos click en Enviar/Send y de esta forma, todos los archivos que subamos en dicha carpeta podrán ser vistos, comentados o editados por la persona con la que hemos compartido la carpeta.

¿Cómo compartir el enlace de un archivo en Google Drive?

De la misma forma en que hemos creado y compartido una carpeta en Google Drive, podemos hacerlo también con un archivo, sin embargo, a veces es necesario compartir el enlace de un archivo dentro de una carpeta para que el ingreso al mismo sea de forma directa.

Lo primero que debemos hacer es cargar el archivo en la carpeta de nuestra preferencia y para esto, ubicamos el signo «+ new/nuevo» y al hacer click en él, podemos ver las opciones que se presentan y hacemos click en File upload/Cargar archivo.

Una vez que hemos hecho click en File upload/Cargar archivo, emergerá una ventana para que seleccionemos el archivo que está en nuestra computadora.

Seleccionamos el archivo que vamos a compartir y hacemos click en Open/Abrir, de esta forma, en la esquina inferior derecha, aparecerá un indicador que nos muestra el progreso de subida del archivo. Dependiendo del tamaño del archivo y la velocidad de conexión a internet, este proceso puede demorar.

Una vez que el archivo se ha cargado en la carpeta, podemos hacer click derecho sobre él para desplegar las opciones.

Nuestro propósito es el de compartir el enlace del archivo, así que hacemos click en Get link/Obtener enlace o en Share/Compartir, se abrirá una ventanilla en la que podemos escribir el correo electrónico de la persona con la que queremos compartir la carpeta, pero en este caso nos interesa de forma particular la opción de Copy link/Copiar Enlace.

Al hacer click sobre Copy link/Copiar enlace, aparecerá un indicador señalando que ya hemos copiado el enlace.

De esta forma, ya podemos pegar el enlace en donde sea necesario y la persona que tenga este enlace, podrá ver el archivo (siempre que le hayamos dado el permiso para hacerlo). Por ejemplo, si lo pegamos en un bloc de notas, se verá así:


Al usar un teléfono inteligente, los pasos para compartir la carpeta son exactamente los mismos, la diferencia sólo radica en la interfaz gráfica. Les comparto una serie de capturas de pantalla que me envió una estudiante que servirán de guía.

Para desplegar las opciones de una carpeta o archivo, se hace un toque en los tres puntos verticales que acompañan a la carpeta o archivo. Particularmente, si ya se ha abierto la carpeta, los tres puntos verticales, son los que están en la esquina superior derecha.

Cómo escanear documentos con el teléfono

En ocasiones es necesario escanear un documento pero no se cuenta con un dispositivo especializado para escanear documentos, afortunadamente existen aplicaciones para teléfonos que permiten escanear documentos con el uso de la cámara. Una de estas aplicaciones es la de Google Drive, que está disponible para Android y iOS; a continuación se presentan las instrucciones para escanear documento con esta aplicación.

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Una vez que han descargado la aplicación, pueden seguir los siguientes pasos para escanear cualquier documento:

  • Pulsamos el ícono + para crear un nuevo archivo.
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  • Se pueden crear varios tipos de archivos pero se selecciona la opción escanear.
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  • En seguida se abrirá una interfaz para tomar una fotografía, encuadramos el documento a escanear y pulsamos el botón para tomar la foto.
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  • Una vez que se ha tomado la fotografía se confirma si está bien el encuadre.
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  • Con esto ya se ha escaneado el documento por lo que aparecerá con alto contraste entre los colores oscuros y los claros, aunque esto se puede cambiar de ser necesario.
  • Si desea, puede agregar otra página del documento pulsando el + encerrado en los cuadros y se siguen los mismos pasos vistos antes.
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  • Puede cambiar el nombre del archivo pulsando el nombre que está en la parte superior del documento escaneado.
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  • Una vez que se han escaneado todas las páginas del documento, se guarda el archivo pulsando el botón de guardar. Seleccionamos la carpeta (dentro de nuestro Google Drive) donde lo queremos guardar y seleccionamos nuevamente guardar.
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